kintoneの「役職」の使い方がちょっと難しい【役職×動的グループの活用】

kintoneの「役職」の使い方がちょっと難しい【役職×動的グループの活用】
     

kintoneのカスタマイズをある程度してきて、「そこそこ理解してきた」と思っていたのですが、

あまり触れて来なかった機能があり、それが「役職」でした。

「役職」に関する理解度としては、kintoneではユーザーが所属する「組織」や「グループ」を設定できて、

それらと同じ並びに「役職」がある、という程度の理解。

せっかく用意されている機能なので、この機会に上記の理解があっているかも含めて勉強してみました。

役職の基本

今一度、「役職」の機能について確認してみます。

ヘルプによる説明

ヘルプから「役職」についての説明を確認。

  • 「組織」に対してではなく、ドメインに対して「役職」を定義する。
  • ユーザーに「役職」を設定する際は、所属する「組織」に紐づける形で「役職」を設定する。

エクスポート

定義した「役職」情報は、以下APIで出力できる。

「役職」に応じて細かい処理をしたい場合は、このAPIが利用できそう。

アクセス権やプロセス管理での利用

そのままでは利用できない

今までの理解では、「組織」「グループ」と同じ並びに「役職」があるイメージだった為、

アクセス権やプロセス管理で利用できるのだろうと思っていましたが、これはできません。

例えば、以下はプロセス管理で作業者を指定する場面。
「組織」、「グループ」とありますが、「役職」は表示されておらず、選べません。

動的グループを定義して利用する

そこで「グループ(ロール)」を利用すると、「役職」を有効活用できるようになります。

「グループ(ロール)」には以下の2種類あり、今回は「動的グループ」を利用します。

以下は、公式ヘルプより引用

静的グループ
所属するユーザーを指定して、静的なグループを作成できます。
静的グループに所属するユーザーは、cybozu.com共通管理者がグループに所属するユーザーを追加、削除しない限り変わりません。

動的グループ
所属するユーザーの役職や組織などの条件を指定して、動的なグループを作成できます。
動的グループに所属するユーザーは、ユーザーに設定する役職や所属する組織の変更に応じて変わります。

動的グループは所属ユーザーの条件を指定できるので、

以下の様に「部長以上のグループ」のようなグループを定義できます。

すると、アクセス権やプロセス管理で、定義した「動的グループ」を選択できる様になります。

まとめ

冒頭の理解は、「役職」をアクセス権やプロセス管理に指定できない点で正しくなかった。

また、「役職」を設定しただけだと特別嬉しいことはない気がしますが、

「動的グループ」と組み合わせるととっても使えます。

(APIでエクスポートしてJavaScript等のプログラムから云々はできます。)

他にも有効な使い方があるのかは要調査。

 

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