Googleスプレッドシートの「共有」の手順について解説

Googleスプレッドシートの「共有」の手順について解説
     

リモートワークを初めて結構経ちますが、Googleスプレッドシートはほぼ必須のような気がしてきました。

そのくらいリモートでも作業にスピード感が出ます。

少なくともExcelの時にやっていた、

  1. メールでExcelファイル受け取る
  2. ローカルにDL
  3. PW保護されている場合はPWを入力
  4. ここでやっと編集
  5. 保存
  6. PW保護
  7. メールにExcel添付し、送付
  8. メールでPW送付

この様な作業からは開放されます。

その為には、Googleスプレッドシートの「共有」機能が必須です。

今回はこの、「共有」の手順についてシェアします。

スプレッドシートを共有する手順

スプレッドシートの作成

共有するスプレッドシートを作成する。
テンプレートも用意されています。今回は 空白 にします。

見た目はExcelと変わらない。

「共有」ボタンから共有する

スプレッドシートの右上の「共有」ボタンをクリック

名前をつける様に促されます。
(スキップできるので、名前の設定は任意の様です。)

共有するユーザーを追加する

共有するユーザーのメールアドレスを入力すると、サジェストされます。
Gmailの以外のアドレスのユーザーでも共有可能です。

共有するユーザーの権限を設定する

共有するユーザーに

  • 閲覧者
  • 閲覧者(コメント可)
  • 編集者

上記いずれかの権限を付与します。
(共同で編集する場合は「編集者」、自分が編集して確認だけして欲しい場合は「閲覧者」など。)

メンバー以外への共有の設定

ポップアップダイアログの下部「リンクを取得」から、以下の様にメンバー以外への共有の設定が可能です。

  • 制限付き
    ⇨共有したメンバー以外はアクセス不可となる。
  • リンクを知っている全員
    ⇨スプレッドシートのリンクを知っている全員がアクセス可能。

「リンクを知っている全員」は、個人的に業務ではあまり使いたくない設定。
基本的には特定のユーザーにだけ共有できれば良いはずなので、「制限付き」にして必要なユーザーと共有する運用で良いと思います。

アクセス権がないユーザーからの見え方

ちなみにアクセス権がないユーザーからアクセスした時にどう見えるかというと、こんな感じに見えます↓

編集権限がないユーザーからの見え方

閲覧のみの表示がされますが、内容自体は通常通り表示されます。

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